Ведение трудовых книжек и записи в них в 2024 году
Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Ведение трудовых книжек и записи в них в 2024 году». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Согласно законодательству Российской Федерации, переход на электронные трудовые книжки (ЭТК) не является обязательным. Это означает, что работники имеют право выбирать между бумажным и электронным форматом трудовой книжки.
На кого нужно заводить новые бумажные трудовые книжки
Новая трудовая книжка в бумажной форме заводится только для тех сотрудников, которые не отказались от ведения трудовых на бумаге. Менять трудовую не нужно — работники могут продолжать использовать старый бланк даже при трудоустройстве на новое место.
В случае утери или повреждения трудовой книжки необходимо оформить новую. Вкладыш заполняется, когда в старой трудовой заканчивается место для записей. С 1 января 2023 года, вместо потерянных или повреждённых бланков, необходимо заводить трудовые книжки нового образца.
Однако здесь есть некоторые тонкости. Если у работодателя имеются запасы бланков трудовых книжек и вкладышей к ним старого образца, то он, согласно п. 3 Постановления Правительства РФ от 24 июля 2021 года № 1250, вправе без ограничений продолжать использовать их. Иначе говоря, пока у вас есть запас ранее приобретённых бланков трудовых книжек, покупать бланки нового образца или новые вкладыши не требуется.
Изменения, связанные с введением новых бланков трудовых книжек, не затрагивают тех, кто только начинает трудовую деятельность и впервые устраивается на работу. Это связано с тем, что таким сотрудникам не требуется заводить бумажные трудовые. Все данные об их трудовой деятельности работодатели передают в СФР исключительно в электронном виде.
Новый срок хранения трудовых книжек
С 1 января 2024 года вступают в силу изменения в правилах хранения трудовых книжек. Одним из основных изменений становится новый срок хранения документа, который составляет 75 лет с момента прекращения трудового отношения.
Ранее срок хранения составлял 55 лет, что порождало определенные проблемы. Многие работодатели не приступали к утилизации устаревших трудовых книжек, а бумажные документы занимали много места на складах и в архивах.
Новый срок хранения трудовых книжек позволяет сократить объемы бумажных документов, уменьшить затраты на их хранение и переработку. Это существенно упрощает работу предприятий и организаций в условиях цифровизации и автоматизации процессов.
Однако, необходимо отметить, что с изменением срока хранения возникают новые вопросы в отношении архивации и защиты информации. Учитывая срок хранения в 75 лет, требуется особое внимание к безопасности и сохранности трудовых книжек как в бумажном, так и в электронном виде.
Новые правила предусматривают возможность использования электронных копий трудовых книжек. Это позволяет сократить риски потери документации и облегчить ее последующий поиск и использование. Однако, необходимо соблюдать требования к электронной подписи и хранению электронных документов, чтобы обеспечить их юридическую значимость и неподдельность.
Помимо изменения срока хранения, новые правила также вносят изменения в процесс передачи трудовых книжек при переходе работника от одного работодателя к другому. Теперь предусмотрено бесплатное предоставление трудовой книжки новому работодателю, что должно способствовать более комфортному переходу сотрудников между компаниями.
| Период | До 2024 года | С 2024 года |
|---|---|---|
| Срок хранения | 55 лет | 75 лет |
Порядок выдачи трудовой книжки
При увольнении работника записи, внесенные в его трудовую книжку, заверяются подписью работодателя или лица, ответственного за ведение трудовых книжек, печатью работодателя (отдела кадров) при ее наличии (п. 36 Порядка). А вот условие об обязательном заверении внесенных сведений подписью работника отсутствует. Но помните, что согласно п. 41 Правил при получении трудовой книжки в связи с увольнением работник расписывается в личной карточке и в книге учета движения трудовых книжек и вкладышей в них.
Статьями 34 – 36 Порядка установлены сроки, в которые работодатель обязан выдать работнику на руки трудовую книжку. При увольнении – в последний день работы (с внесенной в нее записью об увольнении). При получении от работника заявления о выдаче или заявления о переходе на электронный «трудовик» – в течение 3 рабочих дней.
Новые формы трудовой книжки и вкладыша
Формы трудовой книжки и вкладыша в нее не менялись с 2003 года. В новые внесены незначительные правки:
- теперь есть указание, что отчество на первой странице (титульном листе) пишется только при его наличии;
- для сведений о работе в трудовой книжке отведено 14 разворотов, для сведений о награждении – 7 (ранее, напомним, их было поровну – по 10);
- сведениям о работе во вкладыше в трудовую книжку посвящено 12 разворотов и 5 – сведениям о награждении (ранее было 9 и 8 соответственно);
- указано, что печать на первую страницу трудовой книжки и вкладыша проставляется при ее наличии;
- в табличной части сведений о работе добавлено, что надо указывать не только статью и пункт закона, но и его часть.
Выдача трудовой книжки работнику
Выдача трудовой книжки вынесена в отдельный раздел и туда включены все случаи, когда работодатель должен выдать сотруднику трудовую книжку (не только при увольнении). Дописали, что если работник решил отказаться от бумажной трудовой книжки, то работодатель должен выдать ее не позже 3 рабочих дней со дня подачи соответствующего заявления (либо не позднее дня увольнения, если такое заявление подано накануне расторжения трудового договора с работником) (п. 35 Порядка). Причем, запись должна быть следующей:
- в графе 1 ставится порядковый номер вносимой записи,
- графе 2 – дата выдачи трудовой книжки на руки (обратите внимание: в Примере 4 даты заявления и выдачи книжки на руки отличаются);
- графе 3 делается запись «Подано письменное заявление о предоставлении сведений о трудовой деятельности в соответствии со статьей 66.1 Трудового кодекса Российской Федерации»;
- графе 4 указывается заявление работника, с датой и номером его регистрации.
Как делают в трудовой запись об увольнении
Внесение записи об увольнении в трудовую книжку делается в дату увольнения, на основании той причины, которая указана в приказе, также указывается ссылка, касающаяся соответствующей статьи, части статьи, пункта статьи Трудового кодекса РФ либо другого федерального закона.
Внесение причины увольнения либо прекращения трудового договора должно точно соответствовать формулировкам, указанным в Трудовом кодексе РФ: в графу 1 ставят порядковый номер записи; в графе 2 указывают дату увольнения (прекращения трудового договора); в графе 3 делают запись, связанную с причиной увольнения (прекращения трудового договора); в графе 4 указывают наименование документа, в соответствии с которым вносится запись, — приказ (распоряжение) либо иное решение, вынесенное работодателем, его дата и номер. Датой увольнения признается последний день работы, если иного не установлено в трудовом договоре или соглашении сторон.
Правила учета и хранения трудовых книжек
Организация обязана заниматься ведением: учета бланков трудовой книжки и вкладыша в нее; учета трудовых книжек и вкладышей в них. Разработка книг (журналов) по учету бланков, вкладышей и движения трудовых книжек может осуществляться самостоятельно. В книге (журнале) по учету производится фиксация сведений, касающихся поступления и выдачи бланков трудовой книжки и вкладышей. Книги (журналы) следует пронумеровать, прошнуровать, заверить подписью руководителя организации и печатью. Хранение бланков трудовой книжки и вкладыша в нее соответствует хранению документов строгой отчетности, их выдача осуществляется по заявке лицом, ответственным за кадровые документы. Если бланки и вкладыши испорчены при заполнении, их нужно уничтожать по акту.
Правила ведения трудовой в электронном виде
Еще в начале 2020 года многих работодателей волновал вопрос, как же вести электронные трудовые книжки. Со временем стало понятно, что их ведет пенсионный фонд, а работодатели, по сути, просто передают в фонд сведения о кадровых изменениях. Для этого раньше сдавали отчет СЗВ-ТД. С 2023 года эта форма отменена, вместо нее — ЕФС-1. Замена формы произошла в связи с объединением пенсионного и социального фонда в одно ведомство. В новой форме сведения из бывшего СЗВ-ТД отражаются в разделе 1.1. Сроки подачи попрежнему зависят от типа информации:
- заключение и расторжение трудового и гражданско-правового договоров — не позднее рабочего дня, следующего за датой приказа;
- перевод, переименование, запрет занимать должность — до 25-го числа следующего месяца.
Законодательно обязанности вести учет электронных трудовых у работодателей нет. Ведь все необходимые сведения о трудовой деятельности лиц, перешедших на электронную книжку, собирает и хранит у себя фонд, он же ведет их учет. Таким образом, заводить отдельный учетный регистр (книгу, журнал) со сведениями об электронных книжках сотрудников нет необходимости.
Но если вам нужна подобная информация, никто не запрещает организовать для себя такой учет. Тогда, например, в случае увольнения работника, обратившись к такому учетному документу, вы сразу поймете, нужно вам оформлять на увольняющегося форму СТД-Р или нет. Она выдается сотруднику с целью предоставить сведения о его трудовой деятельности у нынешнего работодателя.
Форма СТД-Р выдается в двух случаях:
- по письменному заявлению сотрудника – не позднее 3 рабочих дней со дня подачи заявления;
- при увольнении работника – в день прекращения действия трудового договора.
Какие данные теперь будут включены в трудовую книжку
С 1 сентября 2024 года вступает в силу новый порядок ведения и хранения трудовых книжек, который предусматривает расширение перечня данных, включаемых в эти документы. Теперь трудовые книжки будут содержать не только основные сведения о работнике и его трудовой деятельности, но и дополнительную информацию, необходимую для обеспечения более полной и достоверной учетности трудовой истории каждого работника.
В новую версию трудовой книжки будут включены следующие данные:
- Полное наименование организации и ее юридический адрес. Эти данные позволят установить, в какой организации работал или работает сотрудник, и будут являться ключевыми для идентификации трудовой книжки.
- Идентификационный номер налогоплательщика (ИНН) организации. Этот номер поможет связать трудовую историю работника с конкретной организацией и облегчит процесс верификации трудовых данных.
- Сведения о начале и окончании каждого предыдущего и текущего трудового договора. В трудовую книжку будут включены даты начала и окончания трудовых отношений, что позволит более точно отражать длительность работы в каждой организации.
- Подписи работника и работодателя. Дополнительное требование заключается в том, чтобы трудовая книжка содержала подписи работника и работодателя на каждой странице. Это поможет обеспечить подлинность и достоверность данных.
Расширение перечня данных, включаемых в трудовую книжку, направлено на повышение прозрачности и защиты прав работников, а также обеспечение эффективного учета и контроля трудовых отношений. Новые требования позволят работодателям и органам контроля более точно проследить за изменениями в трудовой деятельности каждого работника.
Последствия при нарушении нового порядка ведения и хранения трудовых книжек
Ввод нового порядка ведения и хранения трудовых книжек с 1 сентября 2024 года влечет за собой ряд последствий для как работодателей, так и для работников. Невыполнение требований нового порядка может повлечь за собой серьезные негативные последствия.
Последствия для работодателей:
- Административные штрафы: работодателю может быть наложен административный штраф за каждый факт нарушения правил ведения и хранения трудовых книжек. Размер штрафов будет зависеть от тяжести нарушений.
- Уголовная ответственность: в случае систематических и грубых нарушений работодатель может быть привлечен к уголовной ответственности. За хранение, подделку или уничтожение документации, включая трудовые книжки, может быть наказание как штраф, так и лишение свободы.
- Утеря документов: при нарушении правил хранения трудовых книжек, работодатель может столкнуться с риском их утери, что может привести к юридическим проблемам и сложностям при доказывании занятости работника и его стажа.
Последствия для работников:
- Потеря возможности подтверждения стажа: работники, у которых трудовая книжка не будет оформлена или хранится неправильно, могут столкнуться с трудностями при подтверждении своего трудового стажа, получении пенсии и других предоставляемых государством льготах.
- Неполучение социальных гарантий: нарушение правил ведения трудовых книжек может привести к тому, что работники лишатся права на социальные гарантии, такие как отпускные, больничные и другие.
- Утрата юридической защиты: без правильно оформленной и хранящейся трудовой книжки, работники могут оказаться без юридической защиты в случае возникновения споров с работодателем или незаконного увольнения.
Особенности заполнения трудовых книжек при работе за рубежом
В связи с переходом к новым правилам ведения трудовых книжек в 2024 году, особое внимание уделяется правильному заполнению при работе за рубежом.
При работе в другой стране на правах совместительства или временной работы, сотрудник должен иметь подтверждение приема на работу и сроки действия контракта. Эти записи должны быть внесены в трудовую книжку в порядке, установленном для бланков. При переходе на электронную трудовую книжку (ЭТК), эту информацию необходимо внести в соответствующие поля.
В случае перевода в другую компанию, необходимо оформить правильные записи об увольнении и переводе. Обязательно при этом указать дату увольнения и наименование предыдущей компании.
Существует возможность внесения исправлений в трудовую книжку в случае ошибок при заполнении. Исправления должны быть эстетически согласованны с текстом на странице и заверены руководством компании.
При получении копии или дубликата, необходимо убедиться, что все записи корректно внесены в новые правила заполнения. После выдачи и получения трудовой книжки необходимо ее обязательно прописать в месте постоянной регистрации.
Обращаем внимание, что правильное заполнение титульного листа является основным моментом для актуальности документа по настоящему времени. Заполнять его необходимо с указанием фамилии, имени и отчества. При смене фамилии необходимо внести соответствующие изменения.
Описание всех правил и порядка заполнения трудовой книжки при работе за рубежом актуальны. Это связано с тем, что текущие правила заполнения являются стандартом в РФ.
Как заполнять дубликат трудовой книжки
Дубликат трудовой книжки необходим в случае утери оригинала или при его повреждении. Как работать с дубликатом и осуществлять все необходимые исправления в нем?
Во-первых, при заполнении дубликата трудовой книжки необходимо внимательно прочитать все записи, внесенные в оригинал. В случае, если в работе необходимо вносить изменения или исправления, их следует прописывать на страницах дубликата. При этом необходимо указать дату и причину внесения изменений.
Порядок заполнения дубликата трудовой книжки не отличается от заполнения оригинала. В первую очередь необходимо заполнить титульный лист, где указываются ФИО работника, данные организации, где он трудится, и номер документа. Далее переходим к заполнению таблиц, в которых прописаны записи о местах работы, периодах работы, должностях, начисленных заработках и прочих сведениях.
Кто отвечает за корректное заполнение дубликата трудовой книжки? Это ответственность работника, который заполняет трудовую книжку. Необходимо учесть все правила и требования к заполнению, чтобы избежать ошибок и проблем в будущем.
Как правильно заполнять дубликат трудовой книжки? Во-первых, все записи должны быть заполнены четко и разборчиво, чтобы избежать недоразумений. Во-вторых, необходимо заверять записи остатками ведущего работника организации или кадровым работником. Также в дубликате необходимо указать, что это копия, что является отличительным признаком от оригинала.
Где можно получить дубликат трудовой книжки и кто вносит записи? Дубликат трудовой книжки выдается по заявлению работника органом, ответственным за трудовые отношения. Все записи в дубликат могут вносить как сам работник, так и его работодатель.
Важно помнить, что заполнение дубликата трудовой книжки должно соответствовать установленным правилам и порядку. Только в этом случае дубликат будет правильно оформлен и будет полноценным документом, подтверждающим трудовую деятельность работника.
Правила и сроки изменений в книге учета движения трудовых книжек
Для обеспечения правильного учета движения трудовых книжек в организации необходимо соблюдать определенные правила и сроки внесения изменений в книгу учета. Основным документом, регламентирующим эти процессы, является «Порядок ведения и внесения изменений в книгу учета движения трудовых книжек».
Согласно данным правилам, любые изменения, связанные с движением трудовых книжек, должны вноситься немедленно после возникновения соответствующих обстоятельств. Это может быть, например, принятие нового работника на работу, его увольнение или перевод на другую должность в организации.
Важно отметить, что все изменения, внесенные в книгу учета, должны быть надлежаще оформлены и подписаны руководителем или уполномоченным лицом организации. Кроме того, изменения следует отражать с использованием даты и номера соответствующего документа, подтверждающего факт изменения (например, трудового договора или приказа о переводе).
С учетом сроков и правил внесения изменений в книгу учета движения трудовых книжек можно оптимизировать процесс поддержания актуальной информации. Важно иметь в виду, что нерегулярные или задержанные изменения могут создать проблемы при проверке или анализе данных, а также вызвать недопустимые ошибки в документации.
В целом, соблюдение правил и сроков внесения изменений в книгу учета движения трудовых книжек является важным аспектом эффективного управления кадровыми процессами и поддержания достоверности информации.
Как отслеживать изменения в книге учета движения трудовых книжек
Внесение изменений в книгу учета движения трудовых книжек
В 2024 году вступили в силу новые правила внесения изменений в книгу учета движения трудовых книжек. Основными изменениями стали возможность вносить исправления в электронном виде и установление четкого порядка оформления и подтверждения изменений.
Основные правила отслеживания изменений
Для отслеживания изменений в книге учета движения трудовых книжек необходимо периодически проверять ее наличие и актуальность данных. Для этого можно воспользоваться электронными сервисами, предоставляемыми организацией, ведущей учет движения трудовых книжек.
Особенности оформления изменений
При внесении изменений в книгу учета движения трудовых книжек необходимо следовать определенным правилам оформления. Изменения должны быть четко указаны, с указанием даты и причин. Также необходимо приложить документы, подтверждающие факт изменения.
Ведение журнала изменений
Для более наглядного отслеживания изменений в книге учета движения трудовых книжек можно вести специальный журнал, в котором будет отражаться информация о каждом внесенном исправлении. Это позволит легко отследить, когда и какие изменения были внесены в книгу.
Ввод новых данных и отслеживание трудовой истории
В первую очередь, новая версия трудовой книжки будет включать информацию о всех местах работы работника. Это означает, что работники будут обязаны указывать не только свою текущую работу, но и все предыдущие места работы. Это позволит работодателям и государственным органам более точно отслеживать трудовую историю работников и делать анализ рынка труда.
Кроме того, в новой трудовой книжке будут указываться и такие данные, как должность, заработная плата и период работы на каждом из предыдущих мест работы. Это позволит более детально оценивать опыт и навыки работника, а также проводить сравнительный анализ заработной платы на разных местах работы.
Ввод новых данных в трудовую книжку будет проводиться посредством электронного сервиса, который позволит работникам легко и быстро вносить необходимые изменения. Для этого работникам придется зарегистрироваться в специальной системе и указать все необходимые данные о своей трудовой деятельности.
В целом, внесение новый данных и отслеживание трудовой истории в трудовой книжке с помощью электронного сервиса позволит работникам и работодателям более эффективно взаимодействовать и обмениваться необходимой информацией. Это также упростит проведение анализа рынка труда и позволит улучшить условия труда и социальную защиту работников.