Годовая инвентаризация в казенном учреждении в 2024 году

Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Годовая инвентаризация в казенном учреждении в 2024 году». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.

Инвентаризации подлежат все активы и обязательства учреждений (в том числе учитываемые на забалансовых счетах). Наиболее крупной группой из них является инвентаризация Она проводится посредством документальной проверки обоснованности сумм, числящихся на счетах бухгалтерского учета, а также полноты и своевременности отражения в учете результатов отдельных хозопераций.

Сведения о проведении инвентаризации, отражаемые в бюджетной отчетности

При составлении годовой бюджетной отчетности информация о проведенной годовой инвентаризации указывается в разд. 5 «Прочие вопросы деятельности субъекта бюджетной отчетности» пояснительной записки (ф. 0503160), в таблице 6 «Сведения о проведении инвентаризаций».

Информация в таблице характеризует результаты проведенной в целях составления годовой отчетности инвентаризаций имущества и обязательств учреждением в части выявленных расхождений (п. 158 Инструкции № 191н).

При отсутствии расхождений по результатам годовой инвентаризации таблица не заполняется.

Периодичность представления – годовая.

В графах 1 – 4 указывается основание проведения инвентаризации, выявленные расхождения по результатам которой учтены субъектом учета в соответствии с его учетной политикой при составлении годовой отчетности (дата проведения инвентаризации и реквизиты распорядительного документа о проведении инвентаризации).

В графах 5, 6 приводятся выявленные при проведении инвентаризации расхождения с данными бюджетного учета с указанием суммы расхождений и кода счета бюджетного учета с данными, по которому выявлены расхождения.

В графе 7 отражаются меры, принятые учреждением по устранению выявленных расхождений.

Отражение результатов инвентаризации

После окончания контрольного мероприятия в бухгалтерию предоставляется ведомость. Компания может разработать ее самостоятельно или взять унифицированную ИНВ-26. Бухгалтеры вносят в учет изменения, руководствуясь правилами:

• Излишки приходуются на соответствующие счета (10,41) в корреспонденции с 91, то есть учитываются, как доходы от прочих операций
• Недостатки делятся на две категории: в пределах норм и сверх норм. Первые списываются на в расходы, вторые считаются недостачей и возлагаются на материально-ответственных лиц
• Пересортица может идти в зачет, если касается одного периода, одного материально-ответственного лица, одной товарной группы.

Пошаговая инструкция по составлению приказа

Алгоритм такой:

Шаг 1. Указываем название документа.

Шаг 2. В соответствующие поля вписываем наименование организации (ИП), указываем ОКПО, пишем дату составления.

Шаг 3. Заполняем основную часть распоряжения. Здесь следует уточнить тип проверки и ее цели, перечислить участвующих в мероприятии членов инвентаризационной комиссии и ее председателя. Их имена и отчества разрешается сокращать.

Шаг 4. Указываем, какие материальные ценности и в каких отделах и обособленных подразделениях фирмы надлежит проверить.

Шаг 5. Указываем точные сроки проведения проверки с датой ее начала и окончания.

Шаг 6. Сообщаем о причинах необходимости инвентаризировать ценности.

Шаг 7. Указываем сроки сдачи итогов проверки в бухгалтерию.

Шаг 8. Заверяем документ у руководителя.

Шаг 9. Присваиваем номер и регистрируем в специальном журнале.

Шаг 10. Знакомим с ним всех заинтересованных лиц, включая работников отделов и подразделений, где пройдет проверка.

Понятие инвентаризации

Инвентаризация по своему первичному определению означает пересчет наличных позиций, числящихся на учете имущества предприятия, с конкретным сопоставлением полученных результатов с предыдущей проверкой. Данное слово первоначально наводит на мысль о привычном термине под названием «инвентарь». Но стоит отметить, что процесс проведения инвентаризации в бюджетном учреждении предполагает количественное измерение не только хозяйственного имения или инвентарных объектов, которые закреплены за материально-ответственными лицами, но и перечня денежных средств, хранимых на счетах банка и в наличности (в кассе), расчетов с дебиторами и кредиторами, а также финансовых обязательств. Основной целью данного мероприятия является выявление излишков или недостач, которые могут возникать в ходе хозяйственной деятельности, а также поиск возможных ошибок, которые были совершены сотрудниками различных участков экономического функционирования предприятия в целом. По итогу проведения инвентаризации в бюджетном учреждении виновные в недостачах лица подлежат дисциплинарному наказанию в виде вынесения им выговора или депремирования, а также возмещения понесенного ущерба.

Излишки при инвентаризации

Выявленные при инвентаризации в бюджетном учреждении излишки подлежат оприходованию. Полученные в результате проведенной проверки излишние суммы по объектам основных средств, материально-производственных запасов, денежных средств и прочих активов принимаются на баланс бухгалтерского учета. Данная операция осуществляется путем принятия излишка к учету по текущей рыночной стоимости (если речь не идет о денежных средствах — они приходуются в том номинале, в котором излишествуют, и данные по ним записываются в акт проведения инвентаризации кассовых средств). Малоопытные бухгалтера-новички или не доучившиеся до конца студенты, пришедшие работать в бюджетную организацию и приступившие к работе над инвентаризацией, ошибочно полагают, что излишки — это не недостача, что страшного в них ничего нет. Но это не так. Особенно если речь идет о кассе.

В случае, если на предприятие нагрянула внеплановая внезапная проверка с представителями государственной инспекции, обнаруженные ими излишки в кассе даже в размере одной несчастной копейки налагаются штрафом на предприятие. Хранить в кассе собственные средства или недовыданную сдачу категорически запрещено. Уровень денежных средств в кассе должен четко совпадать с цифрами, внесенными в соответствующую кассовую документацию. Если же речь идет, например, об основных средствах, тогда они приходуются на баланс предприятия, но руководителем учреждения все равно будут заданы соответствующие вопросы материально-ответственным лицам, которые не поставили излишнее основное средство в нужные сроки на учет предприятия.

ИНВЕНТАРИЗАЦИЯ В БЮДЖЕТНОМ УЧРЕЖДЕНИИ — ДОКУМЕНТЫ И УЧЕТ РЕЗУЛЬТАТОВ

Бюджетные учреждения, как и коммерческие фирмы, обязаны инвентаризировать свои активы и обязательства. Причем с точки зрения закона все инвентаризации можно условно разделить на добровольные и обязательные. Об инвентаризации в бюджетном учреждении, документальном оформлении и учете ее результатов мы и поговорим в настоящем материале.

Бюджетные учреждения, деятельность которых регулирует Гражданский кодекс Российской Федерации и Федеральный закон от 12.01.1996 г. N 7-ФЗ «О некоммерческих организациях», обязаны вести бухгалтерский учет, на что указывают положения статьи 6 Федерального Закона от 06.12.2011 г. N 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» (далее — Закон N 402-ФЗ).
Инвентаризация активов и обязательств бюджетного учреждения является одним из важнейших элементов такого учета. Ведь именно при ее проведении выявляется фактическое наличие соответствующих объектов, которое сопоставляется с данными регистров бухгалтерского учета ( Закона N 402-ФЗ).
Закон N 402-ФЗ разделяет инвентаризации на два вида — на обязательные и добровольные. Добровольные инвентаризации являются элементом учетной политики бюджетного учреждения, так как случаи, сроки и порядок их проведения, а также перечень объектов, подлежащих ревизии, определяются учреждением самостоятельно. Причем добровольные инвентаризации могут быть плановыми и внеплановыми, первые проводятся в соответствии с утвержденным руководством учреждения графиком, а вторые, организуемые в целях дополнительного контроля над сохранностью имущества, — внезапно.
Обязательное проведение инвентаризации устанавливается законодательством Российской Федерации, федеральными и отраслевыми стандартами и здесь все регламентировано. Например, инвентаризация драгоценных металлов, драгоценных камней и продукции из них должна производиться в соответствии с правилами, утвержденными Постановлением Правительства Российской Федерации от 28.09.2000 г. N 731 «Об утверждении Правил учета и хранения драгоценных металлов, драгоценных камней и продукции из них, а также ведения соответствующей отчетности».
Программа разработки федеральных стандартов бухгалтерского учета для организаций государственного сектора на 2017 — 2019 г. утверждена Приказом Минфина России от 31.10.2017 г. N 170н. Согласно программе, предстоит разработать и утвердить более двух десятков новых стандартов, а также внести изменения в действующие нормативные правовые акты.
До утверждения федеральных и отраслевых стандартов, предусмотренных Законом N 402-ФЗ , применяются правила ведения бухгалтерского учета и составления бухгалтерской отчетности, утвержденные уполномоченными федеральными органами исполнительной власти и ЦБ РФ до дня вступления в силу Закона N 402-ФЗ, в частности:
— Приказ Минфина России от 01.12.2010 г. N 157н «Об утверждении Единого плана счетов бухгалтерского учета для органов государственной власти (государственных органов), органов местного самоуправления, органов управления государственными внебюджетными фондами, государственных академий наук, государственных (муниципальных) учреждений и Инструкции по его применению» (далее — Инструкция N 157н);
— Приказ Минфина России

Достоверность бухгалтерского учета обеспечивает инвентаризация имущественных ценностей и финансовых обязательств. В процессе проверки ревизуется действительное наличие имущества. Как часто следует инвентаризовать активы?

В Законе «О бухучете», в ст.12, сказано о необходимости проведения инвентаризации с целью подтверждения достоверности бухгалтерского учета организации и составляемой отчетности.

При этом упомянуто только несколько обязательных случаев выполнения инвентаризационной поверки.

Относительно иных ситуаций определено, что порядок и сроки инвентаризации устанавливаются руководителем. В какие сроки требуется проводить инвентаризацию?

Случаи и сроки инвентаризации

Обязательное проведение инвентаризации устанавливается законодательством Российской Федерации. Но каким бы актом законодательства не предусматривалось такая обязанность, инвентаризация должна проводиться по правилам ФСБУ 28/2023. Для целей бухгалтерского учета инвентаризация обязательна:

• при составлении годовой бухгалтерской (финансовой) отчетности (экономический субъект вправе проводить инвентаризацию библиотечных фондов один раз в пять лет, иных основных средств – один раз в три года);
• при передаче (возврате) активов экономического субъекта, имущественного комплекса (за исключением обычной деятельности экономического субъекта) в аренду, управление, безвозмездное пользование, а также при отчуждении активов экономического субъекта;
• при смене работника, на которого возложена материальная ответственность;
• при смене руководителя коллектива (бригадира), при выбытии из коллектива (бригады) более 50 процентов его членов, а также по требованию одного или нескольких членов коллектива (бригады) (при коллективной (бригадной) материальной ответственности);
• при установлении факта утраты или порчи (повреждения) активов;
• в случае пожара, аварии, стихийного бедствия, а также иного бедствия, в результате которого сложилась чрезвычайная ситуация;
• при реорганизации организации, за исключением случаев реорганизации в форме преобразования;
• при ликвидации организации.

Как отразить состояние объектов основных средств при инвентаризации в 2024 году в казенном учреждении?

1. Первым шагом при инвентаризации является составление полного перечня объектов основных средств, находящихся в учреждении. В этот перечень нужно внести все активы, включая здания, машины, оборудование и другие объекты, которые принадлежат казенному учреждению.

2. Далее следует провести осмотр каждого объекта основных средств и оценить его текущее состояние. При оценке необходимо учесть внешний вид, работоспособность и функциональность объекта. Также следует проверить наличие повреждений или неполадок, которые могут повлиять на его стоимость и использование.

3. После оценки состояния объектов основных средств необходимо отразить эту информацию в учетных документах. В 2024 году казенным учреждением может быть принято решение использовать электронные формы учета, что позволит упростить процедуру и улучшить точность данных.

Оформление документов по инвентаризации объектов ОС

Унифицированные формы документов по оформлению инвентаризации утверждены Приказом Минфина РФ от 30.03.2015 № 52н.

В целях инвентаризации объектов основных средств применяется инвентаризационная опись (сличительная ведомость) по объектам нефинансовых активов (ф. 0504087) (далее – инвентаризационная опись).

В инвентаризационной описи отражается следующая информация:

Графа	Информация, отражаемая в инвентаризационной описи по объектам основных средств
1	Порядковый номер
2	Наименование объекта
3	Для инвентарных объектов бухгалтерского учета – инвентарный номер, для иных – номер (код), позволяющий однозначно идентифицировать объект (серия, партия, заводской номер или иная информация)
4	Единица измерения
5	Оценочная стоимость, которая определяется в отношении объекта: – предназначенного для реализации; – при выявлении признаков его возможного обесценения; – не учтенного на счетах бухгалтерского учета
6	Фактическое наличие (состояние) количества объектов
7	Сумма материальных ценностей, предназначенных для реализации (определяется путем умножения показателя графы 5 на показатель графы 6)
8	Информация о состоянии объекта на дату инвентаризации с учетом оценки его технического состояния и (или) степени вовлеченности в хозяйственный оборот (например, для объектов основных средств: «эксплуатация», «требует ремонта», «находится на консервации», «не соответствует требованиям эксплуатации», «не введен в эксплуатацию»)*
9	Информация о возможных способах вовлечения объектов в хозяйственный оборот, использования в целях получения экономической выгоды (извлечения полезного потенциала) либо – при отсутствии возможности – о способах выбытия объекта (например, для объектов основных средств: «введение в эксплуатацию», «ремонт», «консервация объекта», «дооснащение (дооборудование)», «списание», «утилизация»)
10*	Номер (код) счета бухгалтерского учета
11*	Количество объектов по данным бухгалтерского учета
12*	Балансовая стоимость объекта
13	Количество объектов, по которым выявлена недостача по данным бухгалтерского учета
14	Сумма (определяется путем умножения показателя графы 13 на результат деления показателя графы 12 на показатель графы 11)
15	Количество объектов, превышающих данные бухгалтерского учета
16	Сумма (определяется путем умножения показателя графы 15 на показатель графы 5)
17	Количество объектов, в отношении которых инвентаризационной комиссией установлено их несоответствие условиям признания их активами
18	Сумма (определяется путем умножения показателя графы 17 на результат деления показателя графы 12 на показатель графы 11)
19	Информация, не нашедшая отражения в предыдущих графах (об объектах учета, в отношении которых выявлена недостача, о причинах (основаниях) изменения статуса и (или) целевой функции объекта учета с предыдущей инвентаризации и др.)

Отражаем результаты инвентаризации

Факт проведения годовой инвентаризации отражается в текстовой части разд. 5 «Прочие вопросы деятельности учреждения» пояснительной записки к балансу учреждения (ф. 0503760).

Результаты инвентаризации в части выявленных расхождений отражаются в таблице 6 пояснительной записки. При этом при отсутствии расхождений по результатам инвентаризации, проведенной в целях подтверждения показателей годовой бухгалтерской отчетности, таблица 6 не заполняется.

По суммам убытка от обесценения актива, признанного или восстановленного в течение отчетного периода, в пояснениях (в текстовой части пояснительной записки) раскрывается следующая информация (п. 32 ФСБУ «Обесценение активов»):

• события и обстоятельства, которые привели к признанию или восстановлению убытка от обесценения актива;

• сумма признанного или восстановленного убытка от обесценения актива;

• группа, к которой относится актив, если предоставление такой информации предусмотрено нормативными правовыми актами, регулирующими ведение бухгалтерского учета и составление бухгалтерской (финансовой) отчетности;

• методы, использованные для определения справедливой стоимости при проведении теста на обесценение.

Также раскрытию в бухгалтерской отчетности подлежит информация об объектах основных средств, не соответствующих критериям признания их активами (п. 8 ФСБУ «Основные средства»).

Выявлена недостача материалов: проводки

В свою очередь, недостача может быть связана:

• с потерями того или иного количества объектов учета при наличии виновных лиц;
• потерями без виновных лиц.

Важный критерий учета недостачи в случае, если рассматриваемые активы представлены материально-производственными запасами, — ее величина в сравнении с нормативами по естественной убыли, установленными для того или иного объекта учета. Если в результате инвентаризации выявлена недостача материалов, проводки, при условии что недостача не превышает нормативы (вне зависимости от наличия или отсутствия виновных лиц), будут оформлены следующие:

• Дт 94 Кт 10 (или соответствующий иному активу счет, например 41 или 43);
• Дт 20 (или иной, характеризующий конкретный бизнес-процесс, в котором используется актив) Кт 94.

Отражение в учете инвентаризационных разниц

При инвентаризации выявляется фактическое наличие активов и обязательств, которое сопоставляется с данными регистров бухгалтерского учета (п. 79 СГС «Концептуальные основы»).

Напомним, что согласно Указаниям № 52н, утвержденным Приказом Минфина РФ от 30.03.2015 № 52н, для казенных учреждений предусмотрены следующие формы для документального оформления проведения инвентаризации.

№ формы	Наименование формы
0504835	Акт о результатах инвентаризации
0504082	Инвентаризационная опись остатков на счетах учета денежных средств
0504086	Инвентаризационная опись (сличительная ведомость) бланков строгой отчетности и денежных документов
0504087	Инвентаризационная опись (сличительная ведомость) по объектам нефинансовых активов
0504088	Инвентаризационная опись наличных денежных средств
0504089	Инвентаризационная опись расчетов с покупателями, поставщиками и прочими дебиторами и кредиторами
0504091	Инвентаризационная опись расчетов по поступлениям
0504092	Ведомость расхождений по результатам инвентаризации

Инвентаризация расчетов в учреждениях

4. В отличие от казенных учреждений бюджетным и автономным учреждениям законодательство не запрещает выдавать и привлекать заемные средства. Поэтому отдельно должны быть проверены расчеты с кредитными организациями (выдавшими кредиты), иными кредиторами по суммам полученных займов, а также расчеты с юридическими и физлицами, получившими займы от учреждения. При этом должно быть проверено не только соответствие данных бухучета фактическим остаткам задолженности, но также законность (включая документальное оформление) выдачи и привлечения заемных средств, выявлены возможные случаи нарушения расчетов как по выданным, так и по привлеченным займам и кредитам. Если подобные нарушения будут выявлены, необходимо провести дополнительную проверку своевременности и полноты мер, принятых к лицам, допустившим просрочку погашения займов, а также найти причины просрочки погашения задолженности по привлеченным заемным средствам и правомерности возмещения примененных к учреждению финансовых санкций.

Оформление приказов по инвентаризации в казенном учреждении

Примерами таких мероприятий могут быть: проведение инвентаризации, контроль за расчетами по оплате труда и госзакупками, сдача отчетности и пр. Третий документ, который следует утвердить, это приказ о соблюдении кассовой дисциплины.
Он связан не с Законом № 402-ФЗ, а с Положением № 373-П. По сравнению с действовавшим ранее Порядком № 40 новый документ носит рамочный характер, и учреждениям необходимо составлять дополнительные локальные акты.

Поэтому учреждению следует подготовить проект локального нормативного акта, которым будет утверждена данная информация. — Что надо учесть при создании первичных учетных документов? Как я уже отмечала, формы первичных документов утверждает руководитель экономического субъекта по представлению должностного лица, на которое возложено ведение бухгалтерского учета (п. 4 ст. 9 Закона № 402-ФЗ). Но для организаций госсектора устанавливается особый порядок.

Когда проводится инвентаризация финансовых активов

Инвентаризация финансовых активов бюджетного учреждения может проводиться в соответствии с законодательными актами, т.е. планово, а также иметь инициативный характер, т.е. проводиться на основании распоряжения руководителя или внутренних актов учреждения.

По Приказам Минфина № 33 и № 256н инвентаризация финансовых и иных активов проводится в таких ситуациях:

• смена материально ответственного лица;
• факт хищения или порчи;
• стихийное бедствие;
• передача (возврат) комплекта объектов в аренду, управление, безвозмездное пользование, хранение;
• реорганизация или ликвидация учреждения;
• формирование годовой отчетности;
• по порядку, указанному в учетной политике;
• иные ситуации, которые предусмотрены законодательством РФ.

Фактическое наличие денег в кассе организации определяют путем обязательного подсчета всех имеющихся в кассе банкнот и монет. При подсчете фактического наличия денежных знаков в кассе принимаются к учету все имеющиеся в ней наличные деньги, в том числе и в иностранной валюте.

Подсчет денег осуществляется в обязательном присутствии всех членов инвентаризационной комиссии и кассира. Инвентаризационная комиссия обеспечивает полноту и точность внесения данных о фактических остатках денежных средств в кассе, а также правильность и своевременность оформления материалов инвентаризации. Отсутствие хотя бы одного члена комиссии при проведении инвентаризации служит основанием для признания результатов инвентаризации недействительными.

Получившуюся в результате подсчета денежную сумму сравнивают с остатками денег по данным кассовой книги (бухгалтерской учетной программы). По итогам сравнения (сверки) комиссия может прийти к следующим выводам:

• полное соответствие фактического наличия денежных средств данным учета;
• выявление недостачи денежных средств;
• обнаружение в кассе излишка денежных средств.

Инвентаризация и учетная политика казенного учреждения в 2024 году

Инвентаризация осуществляется с целью определения актуального состояния имущества и средств казенного учреждения. Это включает в себя проверку наличных средств, материальных ценностей, оборудования, транспорта и других активов. Проведение инвентаризации позволяет выявить возможные различия между фактическим наличием и записями учета, а также обнаружить потенциальные утери или повреждения имущества.

Важной составляющей успешной инвентаризации является правильная учетная политика казенного учреждения. Учетная политика определяет принципы и методы ведения учета, а также правила и процедуры проведения инвентаризации. Она должна соответствовать требованиям законодательства и учитывать специфику деятельности казенного учреждения.

Одним из ключевых элементов учетной политики является определение единиц измерения инвентарных активов. В зависимости от специфики деятельности учреждения, это могут быть денежные средства, количество, масса, площадь и т.д. Также учетная политика определяет методы учета (систему двойной записи или единичной записи), порядок учета приобретения, перемещения и списания активов.

Контроль за проведением инвентаризации и соблюдением учетной политики возлагается на ответственное лицо казенного учреждения. Оно осуществляет контроль и надзор за проведением инвентаризации, а также проверяет правильность оформления учетных документов. В случае обнаружения нарушений, ответственное лицо принимает меры по их устранению и предотвращению повторения.

Похожие записи:

• Пособия малоимущим семьям в 2024 году в Перми
• Может ли собственник выписать из квартиры несовершеннолетнего ребенка
• На 3 ребёнка что дают в 2024 году в Омске